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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
UFR Lettres Arts Cinéma (LAC)
Localisation >
75013

Spécificités / Contraintes

 Discrétion et confidentialité à l’égard des dossiers traités par l’agent.

Diplôme requis

Profil recherché

1. Outils spécifiques à l'activité
- Logiciels de bureautique courants : Word, Excel, PowerPoint, Thunderbird
- Logiciels dédiés à la gestion des Heures Complémentaires : METEORE, HELICO

2. Compétences particulières
- Courtoisie et prises d'initiatives
- Savoir travailler en équipe
- Discrétion et confidentialité

Descriptif du poste

Mission principale

L'agent assure le secrétariat de l'UFR, sous l'autorité du directeur et de la Responsable Administrative. Il.Elle est chargé.e de la gestion des dossiers des chargés d'enseignement (ATV – CEV – IO : 3700 heures / an pour une centaine d'intervenants recrutés.
Il.elle assure également la communication interne et externe de l'UFR vers tous les usagers, les services centraux, et les composantes.

Description des missions

1. Accueil / Information
- Accueillir, informer et orienter les usagers de l'UFR physiquement, par téléphone ou par courriel
- Recueillir, distribuer ou archiver les documents administratifs

2. Secrétariat
- Diffuser auprès des enseignants toutes les informations transmises par la direction, en assurer le suivi et gérer les réponses et retours éventuels
- Classer et archiver les pièces administratives (arrêtés, arrêts maladie) pour les EC et les BIATS
- Assurer la préparation du conseil d'UFR, suivre les décisions et transmettre les informations aux services centraux
- Produire et diffuser les invitations aux membres des CUFR et CS et leur diffuser les compte-rendu
- Rédiger des courriers, assurer le publipostage

3. Gestion administrative
- Assurer la gestion des dossiers des heures complémentaires des chargés de cours vacataires via les applications METEORE et HELICO. Vérifier, centraliser et transmettre les dossiers aux RH et en assurer le suivi jusqu'au paiement
- Participer à l'élaboration et à la mise à jour des tableaux de suivi des heures complémentaires
- Participer à l'ensemble des opérations de gestion des RH (recrutement, avancement) concernant les personnels de l'UFR notamment des chargés de cours vacataires
- Accompagner la direction de l'UFR et la Responsable Administrative dans le suivi des activités administratives

Modalités de candidature

Modalités de candidature
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
Khallihanna Kraidache, Chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr