-A +A
Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Service de la formation doctorale
Localisation >
75013

Spécificités / Contraintes

Présence obligatoire en période d'inscriptions

Diplôme requis

rofil recherché

1. Outils spécifiques à l'activité
Bureautique (Excel, Word et Powerpoint)
Amethis ED
APOGEE (consultation)

2. Connaissances particulières
Connaître le fonctionnement et l'organisation des structures de l'Université
Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
Maîtriser l'anglais
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Faire preuve de pédagogie, de diplomatie et d'aisance relationnelle
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Capacités rédactionnelles et de synthèse
Autonomie et sens de l'organisation
Savoir rendre compte

Descriptif du poste

Descriptif de la composante
Le service de la formation doctorale (SFD) est un service de l'université chargé de coordonner en son sein l'ensemble des activités de gestion relatives aux 1900 doctorants de Paris Diderot. Le SFD anime un réseau de 16 écoles doctorales

Mission principale :
Sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif du service de la formation doctorale et sous l'autorité fonctionnelle du directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire d'école doctorale a pour mission d'assurer la gestion administrative, pédagogique, financière et logistique de l'école doctorale, en lien avec la COMUE et établissements partenaires, et dans le respect de la réglementation. Il/elle assurera en outre des missions de communication en vue de valoriser les activités de l'école doctorale.

Description des missions

1. Gestion administrative et pédagogique
Assurer le secrétariat administratif de l'école doctorale : accueil, permanence téléphonique et électronique (en français et anglais), convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus
Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s'appuyant sur la réglementation en vigueur :
- Valider les candidatures sur la plateforme E-candidat
- Recenser les conventions de formation
- Être l'interface entre le conseil scientifique de l'UFR et la DRIVE pour la transmission des dossiers ADT
- Réceptionner et vérifier les dossiers de soutenance
- Suivre des comités de thèse
Gérer les offres de formations internes et le portfolio
Assurer un rôle d'interface et de coordination avec les différents services administratifs de l'université (S.F.D., D.R.H., C.F.D.I.P., D.RI.V.E., B.R.I.)
Assurer le lien entre la direction de l'école doctorale et les différents partenaires (COMUE, doctorants, équipes d'accueil, directeurs de thèse…)
Alimenter des tableaux de bord et des bases de données en vue de produire des indicateurs de suivi des doctorants
Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (2 UFRs, Universités, Collège des écoles doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, …
Participer à l'organisation de forums, congrès, journées de l'école doctorale, réunions d'entrée et de sortie

2. Suivi du financement des doctorants
Mettre en place de recrutement des doctorants contractuels
Suivre les différents appels d'offre pour les financements de thèse
Gérer et proposer des formations en liaison avec le CFDIP

3. Gestion financière
Suivre les missions et les engagements
Suivre l'exécution budgétaire en lien avec la plateforme financière

4. Mise à jour et suivi de données

Suivre les indicateurs définis par l'HCERES et la direction de l'école doctorale (taux encadrement, taux de réussite)
Suivre les abandons de thèses
Mettre en place des actions de prévention pour réduire la durée de thèse

5. Communication
Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques
Mettre à jour le site Web, la brochure de l'école doctorale et le vademecum

Modalités de candidature

Modalités de candidature

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.

Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à

Khallihanna Kraidache, Chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr