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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Direction des études et de la formation (DEF)
Localisation >
75013

Spécificités / Contraintes

Contrainte de calendrier, notamment lors des réunions de la CFVU et au moment du renouvellement du contrat quinquennal.

Diplôme requis

Outils
Logiciels bureautiques : Word, Excel, Power Point, Adobe, Thunderbird
Logiciels internes : ADE, Sympa , Renater
Logiciels nationaux : Appréhender les nouveaux logiciels

Diplômes requis : bac + 2

Expériences professionnelles : aisance et qualités rédactionnelles et relationnelles
Appétence pour les dossiers réglementaires
Connaissance de l'enseignement supérieur souhaitée

Tendances d'évolution :
Activités renforcées compte tenu des compétences décisionnaires de la CFVU.
Participation à des tâches communes lorsque le SOF est en processus contrat ou autre.

Descriptif du poste

Missions du service :
Le poste est rattaché à la Directrice des Etudes et de la Formation (DEF), en lien étroit avec le Service de l'Offre de Formation (SOF) qui constitue la structure ressource pour l'ensemble des questions concernant les formations nationales et les diplômes d'établissement DU-DIU. Le/la gestionnaire travaille en coordination avec les différents services de la DEF ayant ces dossiers en charge dans leur domaine d'action.
Les missions s'infléchissent, d'une part, vers une interaction avec les instances décisionnaires de l'université et le rectorat et, d'autre part, vers des missions d'appui et de soutien au pilotage administratif de l'offre de formation, clairement identifiées par la mise en œuvre de la procédure d'accréditation des établissements.
Les principales missions visent à assurer la lisibilité de l'offre de formation et le suivi des partenariats extérieurs ainsi qu'à accompagner l'élaboration (stratégie) et la mise en œuvre de la politique de formation de l'université au regard de l'accréditation.
Le poste comprend également une mission de secrétariat de la DEF.

 

Mission principale :
Assurer la préparation, le suivi et le secrétariat de la CFVU et de la sous - commission pédagogique de la CFVU.
Des missions annexes sont susceptibles de se rajouter, en fonction de la structuration en cours de la Direction.
Assurer le suivi des conventions de partenariats extérieurs en coordination avec la responsable du SOF.
Assurer la gestion RH de la DEF.

Missions
1. Assistance à la CFVU et à ses commissions
En collaboration avec la VP CFVU, la directrice des études et de la formation et la responsable du SOF :
- Préparer et assurer le suivi des CFVU et des commissions, en lien étroit et en coordination avec les différents services ayant ces dossiers en charge dans leur domaine d'action.
- Vérifier, constituer les dossiers et élaborer les documents de travail pour les commissions.
- Elaborer une synthèse des décisions de chaque CFVU pour la lettre de la présidence, les exposés de motifs pour le CA, les délibérations de la CFVU.
- Elaborer les comptes rendus des sous commissions et procès-verbaux de la CFVU.
- Finaliser les arrêtés relatifs aux décisions prises en CFVU.
- Transmettre les délibérations et procès- verbaux de CFVU au recteur, ainsi qu'aux services et composantes concernés.

2. Assistance à la DEF
- Préparer des enquêtes auprès des composantes et en exploiter des réponses.
- Suivi des congés et absences des agents de la DEF.

3. Assistance au SOF
- Réceptionner, envoyer, mettre à la signature et suivre les conventions de partenariats et de co-accréditation gérées par la RA du SOF.
- En coordination avec les différents services de la DEF, veiller à la lisibilité de l'offre de formation et la concordance des informations transmises par chacun.

4. Communication et information :
- Diffuser des informations de la CFVU et la réglementation (mail + intranet).
- Nourrir le serveur Sympa pour les membres de la CFVU.
- Mettre à jour le site de la CFVU.
- Assurer le rôle d'interface avec les composantes et les services de l'université.
- Mettre à jour les listings des directeurs de composantes, responsables administratifs, responsables de mentions de diplôme.
- Diffusion des mails généraux RH, DGS, Présidence… aux agents de la DEF.

5. Secrétariat et suivi des activités
- Assurer l'accueil et informer les membres, les invités de la CFVU, ainsi que les interlocuteurs extérieurs.
- Mettre à jour la liste des membres de la CFVU et de la SCP.
- Tenir à jour le tableau de suivi des conventions traitées au SOF.
- Tenir à jour le tableau de suivi des congés, absences et formations.
- Collecter et transmettre au service RH les tableaux et documents relatifs aux entretiens professionnels, tableaux d'avancements et listes d'aptitudes.
- Réserver les salles nécessaires à la CFVU, la SCP et la DEF.

Modalités de candidature

Modalités de candidature
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
M. Khallihanna KRAIDACHE, chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr